Электронный инструктаж по охране труда — требования 2025

Введение: Электронный инструктаж по охране труда — новые требования и актуальные изменения 2025

В 2025 году цифровизация охраны труда в России становится не просто трендом, а необходимостью. Всё больше работодателей переходят на электронные формы проведения инструктажей по охране труда — это позволяет упростить учёт, повысить контроль за выполнением требований и сократить бумажную нагрузку. Особенно актуален переход в электронный формат для компаний с дистанционными работниками, а также в отраслях с высокой текучестью персонала и территориальной разрозненностью объектов.

С начала года вступили в силу новые требования к проведению вводного инструктажа, оформлению журналов регистрации инструктажей, обучению сотрудников и документальному подтверждению прохождения инструктажа. Теперь разрешено проводить вводный инструктаж по охране труда в электронном виде, а журнал инструктажей может вестись не только на бумаге, но и в цифровой среде — главное, чтобы соблюдалась достоверность и возможность оперативной проверки.

Для работодателя это означает не только расширение возможностей, но и усиление ответственности: важно правильно проводить инструктажи, вести документы в соответствии с законодательством и обеспечивать обучение работников, включая тех, кто работает удаленно. Несоблюдение новых правил может привести к штрафам, спорам и рискам для здоровья сотрудников.

В этой статье мы разберемся, какие изменения принес 2025 год в сферу инструктажей по охране труда, как организовать процесс с учетом новых норм и почему переход на электронные инструменты — это шаг к безопасности и эффективности.

Что такое электронный инструктаж по охране труда и зачем нужен электронный журнал

Электронный инструктаж по охране труда — это современный формат проведения обязательных инструктажей, при котором работник проходит обучение и проверку знаний через онлайн-платформу или специализированное ПО. Вместо бумажных бланков и очных лекций — видео, тесты, интерактивные модули и автоматическая регистрация результатов. Это особенно удобно для дистанционных работников и для компаний с распределенной структурой.

Инструктаж по охране труда в электронном виде позволяет существенно упростить процесс обучения: сотрудники могут проходить его в удобное время, а работодатель получает прозрачную систему контроля, в которой видно, кто прошёл инструктаж, когда и с каким результатом. Это снижает риск нарушений и помогает выполнять требования законодательства

Неотъемлемой частью цифрового подхода становится электронный журнал инструктажей по охране труда. Это цифровой реестр, в котором фиксируются все данные о прохождении вводного инструктажа, повторных, внеплановых и целевых инструктажей.

Журнал регистрации инструктажей в электронном виде решает сразу несколько задач:

хранение документов и данных в надежной форме;
автоматическая генерация отчетности;
контроль за своевременным проведением инструктажей и обучением;
удобство для специалистов по охране труда, кадровых служб и проверяющих органов

Цифровой формат повышает дисциплину и точность: невозможно «забыть» провести инструктаж или потерять запись — всё фиксируется в реальном времени. А главное — охрана труда становится не бумажной формальностью, а эффективной системой профилактики рисков.

Новые требования к электронному учету инструктажей по охране труда

Цифровизация охраны труда в 2025 году выходит на новый уровень — теперь документы по инструктажам и обучению сотрудников всё чаще ведутся в электронном виде. Это удобно, безопасно и соответствует новым законодательным нормам. Однако переход на электронный формат требует соблюдения определённых правил. Рассмотрим ключевые из них.

Основные правила регистрации и хранения документов по охране труда в электронном виде

Современное предприятие может перевести в электронную форму практически весь документооборот, связанный с охраной труда, включая:

локальные нормативные акты по охране труда;
программы проведения инструктажей по охране труда;
журналы регистрации инструктажей (вводного, повторного, внепланового и целевого);
протоколы проверки знаний работников;
карточки выдачи СИЗ (средств индивидуальной защиты);
положения об обучении и стажировках новых сотрудников;
акты расследования несчастных случаев и травм;
документы по обучению дистанционных работников.

Для корректной организации электронного документооборота работодатель должен:

определить порядок ведения электронного журнала инструктажей по охране труда;
Утвердить локальный нормативный акт о порядке использования электронных документов по охране труда;
Назначить ответственных за регистрацию и хранение документов;
Обеспечить возможность подписания документов квалифицированной электронной подписью;
Организовать резервное копирование данных и защиту информации в соответствии с требованиями законодательства;
Настроить систему напоминаний о сроках проведения повторных инструктажей и проверок знаний.
Использовать сертифицированные цифровые платформы, соответствующие требованиям безопасности.

Важно, чтобы доступ к системе имели только уполномоченные сотрудники, а хранение данных соответствовало требованиям законодательства по защите информации.

Требования к структуре электронного журнала инструктажей и вводного инструктажа

Электронный журнал регистрации инструктажей по охране труда должен включать обязательные поля и быть доступен для проверки в любое время.

В 2025 году в него должны вноситься следующие данные:

Обязательные поля электронного журнала	Описание
Дата проведения инструктажа	Фиксация точной даты инструктажа по охране труда
ФИО сотрудника	Полные фамилия, имя и отчество обучаемого
Дата рождения	Для идентификации личности
Профессия / должность	Указывается текущая должность или профессия
Подразделение	Цех, отдел, участок или филиал
ФИО и должность инструктирующего	Специалист по охране труда или руководитель
Подписи сторон	Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Тип инструктажа	Вводный, повторный, внеплановый, целевой

Если инструктаж по охране труда проводится дистанционно, система должна обеспечивать возможность прохождения тестирования и автоматической регистрации результатов. Это особенно актуально для удаленных сотрудников и дистанционных работников, чья работа связана с повышенными рисками.

Работодателям следует строго контролировать соблюдение этих требований, так как ошибки в регистрации инструктажей по охране труда могут привести к штрафам, особенно при проверках трудовой инспекции.

Электронные подписи и юридическая значимость документов

При переходе на электронный инструктаж по охране труда, важно понимать, как оформлять документы так, чтобы они имели юридическую силу. Основной вопрос, который волнует работодателей: можно ли вести журнал инструктажей в электронном виде и будет ли он признан при проверке?

Ответ — да, но при соблюдении определенных условий.

Виды электронных подписей

В России применяются три основных типа электронной подписи (ЭП):

Вид подписи	Что это	Юридическая сила
Простая электронная подпись (ПЭП)	Например, логин/пароль, SMS-код	Подходит для внутреннего документооборота, если закреплено локальными актами
Неквалифицированная ЭП (НЭП)	Создается с помощью программных решений, но не требует аккредитации	Частично признается, если стороны согласовали
Квалифицированная ЭП (КЭП)	Подпись, выданная аккредитованным УЦ, на защищенном носителе	Обладает полной юридической силой, признается государственными органами

Для инструктажей по охране труда, журналов регистрации и иных документов, оформляемых в электронном виде, рекомендуется использовать КЭП. Особенно если документы подлежат проверке со стороны Роструда или других надзорных органов.

Что говорит законодательство?

С 2021 года в Трудовой кодекс РФ внесены изменения, официально разрешающие дистанционные формы обучения, включая вводный инструктаж и использование электронных документов в сфере охраны труда.

Правила работы с ЭДО прописаны в статьях ТК РФ: 22.1, 22.2, 22.3.

Работодатель может проводить инструктажи по охране труда в электронном виде, если это закреплено во внутренних локальных документах: положении об охране труда, инструкции по обучению, регламенте использования ЭП и т. д.

Для придания юридической силы:

Журнал инструктажей должен быть подписан КЭП либо собственноручно при очной форме проведения;
Система должна фиксировать дату, ФИО, вид инструктажа, и использовать защищенный механизм хранения данных;
Подписи обеих сторон (инструктирующего и работника) обязательны

При наличии технической возможности возможно применение единой платформы (например, «1С: Охрана труда» или отраслевых решений) с встроенной поддержкой ЭП.

Признают ли электронные журналы при проверке?

Да, при соблюдении всех условий законодательства, электронные журналы инструктажей по охране труда признаются как официальные документы. При проверке их можно предоставить в цифровом виде — главное, чтобы были оформлены корректно и подписаны по всем требованиям.

Во время проверки необходимо обеспечить инспектору доступ к базам данных по ОТ, в соответствии со статьей 214.2 ТК РФ.

Порядок и правила проведения инструктажей по охране труда в электронном виде

Электронное обучение и тестирование знаний работников

В 2025 году электронный инструктаж по охране труда стал не просто альтернативой традиционному формату, а реальной необходимостью для предприятий с распределенной структурой, дистанционными работниками и высокой текучестью персонала. Современные технологии позволяют проводить инструктажи удалённо, с сохранением юридической силы и контролем знаний сотрудников.

Электронное обучение даёт больше гибкости и прозрачности, а также позволяет выполнять требования законодательства — в том числе по инструктажу дистанционных работников и тех, кто проходит вводный инструктаж перед трудоустройством.

Как это работает:

Программы инструктажей размещаются на корпоративных платформах или внешних онлайн-сервисах;
Работники проходят обучение по охране труда в удобное время — это особенно актуально для новых сотрудников и сезонных рабочих;
После изучения материалов проводится автоматизированная проверка знаний (тестирование или интерактивные задания);
Результаты фиксируются в электронном журнале регистрации инструктажей, а сотруднику формируется электронная карточка инструктажа;
У специалистов по охране труда и кадровой службе есть доступ к системе учёта, в которой можно отследить: кто, когда и с каким результатом прошёл обучение.

Журнал регистрации вводного инструктажа: образец, порядок заполнения, учет в системе

Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда — это обязательный документ, подтверждающий факт прохождения инструктажа работником до начала трудовой деятельности. В 2025 году организации всё чаще переходят на его ведение в электронном виде, что упрощает учет, хранение и защиту информации.

Обязательные поля электронного журнала инструктажей:

Для того чтобы журнал инструктажей по охране труда имел юридическую силу и соответствовал нормативным требованиям, он должен включать следующие данные:

Поле	Описание
Дата проведения вводного инструктажа	Фактическая дата прохождения инструктажа
ФИО работника	Полностью, без сокращений
Дата рождения	Для идентификации личности
Профессия / должность	Указывается в соответствии с трудовым договором
Структурное подразделение	Где работник будет выполнять трудовые обязанности
ФИО и должность инструктирующего	Специалист по охране труда или иное ответственное лицо
Тип инструктажа	Вводный, первичный, внеплановый и т.д.
Подпись работника	Электронная (квалифицированная или простая), либо собственноручная
Подпись инструктирующего	КЭП или ручная, в зависимости от формата
Результаты проверки знаний	Отметка о прохождении тестирования, если предусмотрено

Важно: если журнал ведется в электронном виде, необходимо предусмотреть систему хранения данных, доступную для проверяющих органов (Роструд, ГИТ), а также реализовать возможность экспорта и распечатки документов при необходимости.

Порядок регистрации новых работников

Перед началом работы каждый новый сотрудник, в том числе дистанционный работник, должен пройти вводный инструктаж по охране труда.

Процесс может быть организован следующим образом:

Работодатель направляет сотруднику ссылку на обучающий модуль (онлайн-курс, видео-инструктаж, презентация с тестированием);
После прохождения курса работник отвечает на контрольные вопросы;
Система автоматически фиксирует результат и создаёт запись в журнале регистрации инструктажа;
Работник и инструктирующий подписывают документ с помощью электронной подписи;
Документ сохраняется в архиве и доступен для последующего контроля.

Законодательные нюансы и ответственность работодателя: что нужно знать о переходе на электронный документооборот

Переход к электронному документообороту в охране труда — это важный шаг к цифровизации предприятия. Однако, чтобы избежать ошибок и рисков, работодателю необходимо четко понимать законодательные требования и порядок ведения документов по охране труда в электронном виде.

Законодательная база: что регулирует электронный инструктаж

Вопросы электронного инструктажа по охране труда, а также ведения электронных журналов инструктажей регулируются рядом нормативных актов, включая:

Документ	Что регулирует
Трудовой кодекс РФ (ст. 212, 214)	Обязанности работодателя по охране труда, обучение и проверка знаний сотрудников
Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1, 22.2, 22.3)	Правила работы с электронным документооборотом
Постановление Правительства РФ №2464 от 24.12.2021	Утверждение правил обучения по охране труда и допуска к работе
Приказ Минтруда № 776н от 22.12.2021	Положение о системе управления охраной труда
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»	Требования к видам ЭП и их юридическая значимость
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»	Правила хранения электронных документов и обеспечения их юридической силы

Какие документы по охране труда можно вести в электронном виде

С 2022 года законодательство допускает ведение следующих документов по охране труда в электронном виде, если соблюдены все требования:

Журналы инструктажей по охране труда (вводного, первичного, повторного и др.);
Протоколы проверки знаний требований охраны труда;
Программы инструктажей и обучения сотрудников;
Карточки выдачи СИЗ;
Положения об обучении, стажировках и инструктажах;
Акты и приказы работодателя, связанные с охраной труда;
Индивидуальные карточки учета прохождения обучения и проверок знаний.

При этом все документы должны быть подписаны электронной подписью (ЭП): простой, усиленной неквалифицированной или квалифицированной — в зависимости от контекста.

Когда всё ещё требуется бумажный носитель

Несмотря на широкие возможности дистанционного проведения инструктажей и ведения журнала в электронном виде, в ряде случаев законодательство обязывает оформлять документы на бумаге:

Если в организации отсутствует утвержденный порядок ведения ЭДО;
При работе с подрядными организациями без согласованных цифровых каналов;
В случае необходимости хранения подписей собственноручно (например, при отсутствии ЭП у работника);
При проверке или запросе документов со стороны контролирующих органов, если электронные версии не прошли регистрацию в архивной системе предприятия;
Для сотрудников, не имеющих доступа к цифровым платформам.

Чтобы избежать дублирования, рекомендуется принять локальный акт, регламентирующий переход на электронный документооборот, указав используемое программное обеспечение, порядок подписания документов и хранения данных.

Ответственность работодателя за нарушения

За несоблюдение правил проведения инструктажей по охране труда, неправильное ведение журнала регистрации инструктажей или нарушение порядка электронного документооборота работодатель может понести административную ответственность:

Нарушение	Статья КоАП РФ	Размер штрафа
Отсутствие инструктажа / фиксации инструктажа	Ст. 5.27.1	до 130 000 ₽
Нарушение порядка хранения и оформления документов, Нарушение законодательства в области персональных данных	Ст. 13.25, 13.11	до 50 000 ₽
Отказ от соблюдения норм охраны труда	Ст. 5.27.1, ч.3	до 130 000 ₽

Как минимизировать риски

Чтобы избежать санкций и проверок, работодателю стоит:

Разработать и утвердить локальные нормативные акты по охране труда;
Назначить ответственных за проведение инструктажей в электронном формате;
Внедрить систему регистрации и хранения документов, соответствующую 63-ФЗ;
Обеспечить сотрудников доступом к цифровым платформам и обучить работе с ними;
Проводить вводный инструктаж и регулярное обучение по охране труда в соответствии с требованиями законодательства.
При внедрении электронного документооборота особенно тщательно нужно подходить к защите персональных данных сотрудников и соблюдению стандартов информационной безопасности.

Если у вас в компании нет профильного специалиста или вы хотите усилить команду, рекомендуем пройти курсы по охране труда. Это поможет избежать ошибок и штрафов, а также сократить издержки при цифровизации.

Практические вопросы внедрения электронного инструктажа и электронных журналов в организации

Переход к электронному формату инструктажей по охране труда — это не просто техническое новшество, а стратегическое решение, требующее комплексного подхода.Несмотря на очевидные плюсы (удобство, прозрачность, экономия времени), реализация на практике может вызвать у работодателя и специалистов по охране труда немало вопросов.

Основные трудности внедрения

Вот ключевые сложности, с которыми сталкиваются организации:

1. Выбор платформы и программного обеспечения

На рынке представлено множество решений: от специализированных систем охраны труда до модулей ЭДО и HRM.

При выборе важно учитывать:

возможность вести журнал регистрации инструктажей в электронном виде;
поддержку вводного инструктажа и обучения для дистанционных работников;
юридическую значимость подписанных документов;
интеграцию с кадровой системой или бухгалтерией

2. Обучение сотрудников и кадрового персонала

Даже самая удобная система не принесёт результата, если сотрудники не будут понимать, как с ней работать.

Требуется:

проведение инструктажа по использованию платформы;
адаптация под уровень цифровой грамотности разных групп работников;
разработка внутренних методичек и памяток.

3. Формирование локальной нормативной базы

Для перехода на электронное ведение инструктажей и журнала по охране труда нужно закрепить:

порядок проведения инструктажей и хранения документов в электронном виде;
перечень должностей, для которых возможна дистанционная форма инструктажа;
форму и способ регистрации инструктажей, включая типы ЭП;
инструкцию по действиям при сбоях или отказах систем.

Всё это оформляется в локальных нормативных актах, приказах и положениях, подписанных руководителем.

4. Интеграция и настройка систем

Особое внимание стоит уделить:

корректному переносу данных из бумажных журналов или других систем;
связке с кадровыми учетными системами (1С, SAP, WebSoft и др.);
автоматической синхронизации расписаний инструктажей и обучения.

5. Защита персональных данных и информационная безопасность

В системе будут обрабатываться ФИО, даты рождения, профессии и данные о проверках знаний сотрудников.
Работодатель обязан:

использовать лицензированные решения;
обеспечить резервное копирование данных;
ограничить доступ к журналам по ролям и уровням допуска;
соблюдать требования ФЗ-152 «О персональных данных».

Приказ о переходе на электронные журналы: обязательный документ

Для легитимного внедрения электронного журнала инструктажей по охране труда необходимо издать приказ о переходе на электронный документооборот, где должны быть указаны:

основания (в том числе ссылки на нормативные акты);
используемая система и её функции;
перечень документов, переведенных в цифровой формат;
ответственные за ведение и контроль;
срок вступления приказа в силу.

Важно понимать, что цифровизация — это не разовое действие.

Система требует регулярного сопровождения и контроля: постоянного администрирования (обновлений, техподдержки, контроля доступа); периодической проверки корректности регистрации инструктажей; адаптации к изменениям законодательства; обучения сотрудников работе с системой

Примеры из практики, ответы на типовые вопросы и советы экспертов

Переход к электронному формату инструктажей по охране труда и журналов регистрации — это тренд 2025 года, который активно поддерживается государством. Однако у многих работодателей остаются вопросы: как организовать процесс, что обязательно фиксировать в электронном виде, какие ошибки допускаются чаще всего и как избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Крупное производственное предприятие

(1000+ сотрудников)

Компания перешла на электронный учет инструктажей через собственную HRM-систему. Инструктажи и обучение проводятся на внутренней платформе с использованием видеоматериалов, а журнал инструктажей ведется автоматически. Все сотрудники имеют доступ к своим электронным карточкам обучения, документы подписываются квалифицированной электронной подписью.

Результат:

сократилось время на оформление и проверку документов;
инспекция по труду приняла электронные журналы без нареканий;
уровень прохождения инструктажей вырос до 98%.

Небольшая ИТ-компания

(до 50 сотрудников, в том числе дистанционных)

Руководство решило отказаться от бумажных журналов и использует облачное решение с готовыми шаблонами для вводного инструктажа, журналов, карточек обучения. Все дистанционные работники проходят инструктаж в удобное время, а данные хранятся в системе ЭДО.

Результат:

удобный контроль прохождения инструктажей по каждому сотруднику;
снижение нагрузки на кадровую службу;
отсутствие штрафов при проверке.

Типичные ошибки при переходе

Отсутствие приказа или локальных актов
Даже если система работает идеально, при проверке важно, чтобы было официальное распоряжение о переходе на электронный формат — с описанием порядка, ответственных лиц и перечня документов.
Неполный состав журнала инструктажей
Обязательные поля: ФИО, дата рождения, профессия, дата инструктажа, инструктирующий, подписи сторон. Пропущенные данные = риск аннулирования документа.
Нарушения в применении электронной подписи
Нельзя подписывать серьезные документы простой электронной подписью (ПЭП) без основания. Для юридической силы требуется квалифицированная ЭП (КЭП), особенно для вводного инструктажа по охране труда.
Игнорирование удаленных сотрудников
Дистанционные работники обязаны проходить все обязательные инструктажи. Используйте проверенные онлайн-платформы и ведите учет регистрации в журнале.

Советы экспертов

Формируйте приказ до запуска системы, а не после — и публикуйте его на внутреннем портале компании;
Регулярно обновляйте положения и инструкции по охране труда с учетом новых требований Минтруда и ТК РФ;
Интегрируйте электронный журнал с кадровым ПО (1С, SAP, WebSoft), чтобы избежать двойного учета;
При взаимодействии с инспекцией готовьте распечатки журналов с ЭП или доступ к электронной системе по запросу;
Сохраняйте копии протоколов и инструктажей в архиве — не менее 45 лет в случае опасных работ.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли полностью отказаться от бумажных документов?

Да, при условии наличия системы ЭДО, квалифицированной электронной подписи и утвержденных локальных актов.

Нужно ли подписывать журнал инструктажей вручную?

Нет, если используется КЭП и это прописано в ваших документах. В отдельных случаях допускается живая подпись, например, при первичном вводном инструктаже «в полях».

Как быть с работниками без электронной подписи?

Выдайте временную ЭП или оформляйте такие случаи на бумаге, если платформа не поддерживает смешанный формат

Заключение: Перспективы цифровизации охраны труда и дальнейшее развитие процессов электронного обучения

Переход на электронный инструктаж по охране труда и ведение журналов инструктажей в электронном виде в 2025 году — не просто тренд, а важный шаг к устойчивой и безопасной работе организаций. Современные требования законодательства, включая положения Трудового кодекса и нормативные акты Минтруда, делают цифровизацию охраны труда неотъемлемой частью корпоративной культуры

Электронные документы и журналы регистрации позволяют:

ускорить и упростить проведение инструктажей по охране труда;
обеспечить единый порядок учета обучения сотрудников, включая дистанционных работников;
снизить бумажную нагрузку и минимизировать человеческий фактор в документообороте;
оперативно формировать отчетность и подтверждение прохождения вводного инструктажа;
обеспечить прозрачность и сохранность документов по охране труда в соответствии с действующими требованиями.

Для работодателей это не только путь к повышению эффективности, но и способ избежать штрафов, претензий и рисков. Грамотно выстроенный электронный учет, включая журнал инструктажей, системы электронной подписи и онлайн-обучение, становится мощным инструментом управления охраной труда.

Однако важно помнить: внедрение таких решений требует подготовки, обновления внутренних регламентов, назначения ответственных лиц и, главное — обучения специалистов.

Если вы хотите избежать ошибок при переходе на электронные формы охраны труда, рекомендуем пройти курсы повышения квалификации в Гуманитарно-Техническом институте.